В зависимост от държавата, в която се провежда фестивала е нужно да бъдат издавани Визи за възможността за влизане по граничен контрол.

 

За предвижването на гражданите на Европейски съюз и държавите от Шенгенското споразумение в зоната на сътрудничество не е нужно да се издават Визи.

 

За гражданите на Европейски съюз, които искат да посетят фестивали извън зоната на споразумение е нужно да се запознаят с изискванията за влизане в съответната държава.

 

За гражданите извън Европейски съюз и Шенгенското пространство, които ще посетят фестивал в рамките на общността е нужно да бъде издадена Виза.

 

В зависимост от възможностите на организационните екипи за издаване на съответните документи за издаване на Визи, се допускат представители на държави, за които е нужно да бъдат издавани Визи.

 

Организационните екипи на фестивалите предоставят "Официална покана" - което е документ подписан от кмета на съответния град, Министър на културата на съответната държава или оторизирана институция, с която Официална покана се издават безплатни Визи за културен обмен. За процедурата е нужно Заявката за участие да е направена най-малко 3 месеца преди началото на фестивала. Към "Официалната покана" е нужно да бъдат приложени списък с паспортните данни на пътуващите, както и заплатена резервация в мястото за настаняване и изхранване. Нужна е международна застраховка и резервация на самолетните билети или вида на транспорт, който ще се ползва.

Максималния срок за издаване на Визи е 30 дни. Ако до 2 месеца преди началото на фестивала документите за Визи не са входирани в съответното Посолство, то заявката за участие на групата се анулира и прекратява.

 

Ако в този период има отказ от издаване на Визи, то щетите от двете страни, на групата и на организаторите ще са минимални.

 

Визи за културен обмен се издават въз основа на подписано споразумение между всички държави по Конвенцията за запазване на културното наследство и правата на човека на Обединените нации.

 

Подаването на заявка за участие в системата на ЕАФФ не освобождава от отговорност пред законите на съответната държава. Всички процедури относно издаването на Визи са държавна политика на съответната държава и намесата от страна на администрацията на ЕАФФ или от страна на организационните екипи на съответния фестивал е неприложима и некоректна.